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Lavorare e collaborare online, ecco la lista degli strumenti più utili

13 ottobre 2014

Chi lavora online, da casa o perché spesso è lontano dal posto di lavoro per incontrare clienti e collaboratori, impara presto a cercare e testare gli strumenti che possono migliorare l’organizzazione del tempo, la comunicazione, la collaborazione e molto altro ancora.

Anche noi di Ehiweb non lavoriamo tutti nello stesso ufficio e siamo abituati a condividere materiale, programmare scadenze e chattare tra di noi da luoghi diversi.

Per questo abbiamo pensato a un post rivolto soprattutto a te che stai iniziando l’avventura da freelance o da telelavoratore e hai bisogno di strumenti efficaci per organizzarti, lavorare meglio e risparmiare tempo.

strumenti lavorare online da casa

 

Trello

Le liste, i reminder, le cose da fare e da spuntare: vanno benissimo carta e matita ma quando anche colleghi e collaboratori devono stare al passo e dire la loro non si può fare niente altro che affidarsi all’online. Spesso però lunghe catene di email o fogli di lavoro in condivisione finiscono per rendere più complicati gli scambi.

Ecco dunque Trello, agile tool di che funziona attraverso un sistema di card nelle quali puoi inserire un po’ tutto quello che serve: etichette, documenti, checklist da spuntare, immagini, appunti, allegati, scadenze e altro ancora.

Soprattutto, i partecipanti che inviti sulle tue board hanno sempre una visione di insieme, possono interagire inserendo commenti a qualsiasi contenuto e iniziare un dialogo che non si perde per strada perché rimane sempre legato all’argomento di discussione.

La fantasia è il limite, Trello è abbastanza agile per adattarsi a molte esigenze diverse. Ci sono anche le app per il mobile. È gratis: provalo per capire se fa per te.

Evernote

La versione base di questo prezioso taccuino digitale (definizione riduttiva) è gratis, e va provata sapendo che lavora su piattaforme diverse garantendo sincronizzazione e accesso ovunque.

Cosa si può fare con Evernote? Il motto è “Ricorda tutto” e dunque prendi appunti di ogni tipo e da fonti diverse (dal pc, dal web, scrivendole ex novo…), etichettandole e rendendole così facili da ritrovare, organizzandole in taccuini tematici diversi. Se ti sembra poco, prova a usarlo tutti i giorni per prenderci la mano e dopo qualche tempo chiediti se riesci ancora a farne a meno: la risposta molto probabilmente sarà “no”.

Insomma, Evernote è il posto nel quale segni tutto quello che devi proprio ricordare – ci sono anche i promemoria con notifiche – e che sai già che dimenticherai se non lo metti da qualche parte (quel sito web che ieri volevi proprio riguardare con calma e oggi è finito nell’oblio? Ecco).

Dotato di utili e apprezzate estensioni come Skitch (per “schizzare” gli appunti).

Google Drive, DropBox, OneDrive

Sappiamo di ripetere l’ovvio ma i dati vanno conservati e vanno conservati bene. Se sei all’inizio di una attività o le tue dimensioni lavorative per il momento richiedono spazi a poco o zero costi, i nomi di riferimento sono tre: Google Drive, DropBox, OneDrive di Microsoft. Qui puoi archiviare un bel po’ della tua vita personale e professionale – pensa all’upload automatico delle foto che scatti con il cellulare – e condividerla con chi ha bisogno di accedere in qualsiasi momento a documenti di lavoro da condividere.

Google Drive e OneDrive ovviamente hanno un contorno molto più esteso costituito dai tool che Google e Microsoft mettono a disposizione e quindi tutta la Office Automation e molto altro. Non ti resta che provare e capire quale preferisci.

Hangout e Skype

A volte non basta chattare e c’è davvero bisogno di parlarsi al telefono, magari anche di guardarsi in faccia. Le soluzioni più conosciute sono Skype e gli Hangout di Google che offrono la possibilità di effettuare anche telefonate di gruppo e di condividere lo schermo per mostrare a tutti quello su cui è necessario ragionare.

GoToWebinar

Quando invece c’è la necessità di fare un passo in più e di tenere presentazioni professionali con una certa frequenza e a un pubblico numeroso e distribuito in luoghi diversi – i corsi di formazione sono l’esempio classico – si può ricorrere a una soluzione più strutturata come GoToWebinar per programmare la presentazione, invitare il pubblico a iscriversi, tenere la presentazione mostrando il proprio schermo, attivando la webcam per mostrarsi agli invitati, interagire e infine valutare l’esito della presentazione attraverso gli strumenti di feedback messi a disposizione dalla piattaforma. GoToWebinar offre una prova gratuita e quindi una serie di piani dal costo diverso a seconda delle necessità.

Prezi

Sempre nel campo delle presentazioni, oltre al famoso PowerPoint c’è Prezi, un tool per creare presentazioni originali, utilizzando dei template già pronti se proprio manca la fantasia. Lasciarsi prendere la mano è un attimo ma gli utilizzi di Prezi vanno davvero al di là della classica presentazione: come tool collaborativo, Prezi consente di invitare altre persone a lavorare sulla stessa presentazione, dunque anche a distanza.

Prezi ha una versione gratuita ma attenzione, le presentazioni sono salvate online – è un servizio cloud based – e dunque sono visibili a chiunque perché appaiono nei risultati delle ricerche.

Feedly

Feedly, ovvero ciò che nel cuore di molti ha sostituito l’amatissimo e scomparso Google Reader. Feedly aggrega le news provenienti dai siti che vuoi seguire,te le fa salvare per poterle leggere in un altro momento e condividere. Feedly ha una versione free e una Pro con cui ampliarne le funzionalità e fa bene quel che promette: evitarti di zigzgare tra mille siti facendoti risparmiare tempo prezioso.

Quali sono gli strumenti che usi per lavorare di cui non potresti proprio fare a meno? Condividili con noi nei commenti per costruire una lista sempre più completa!

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