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Come razionalizzare i consumi in ufficio e risparmiare sulle spese

17 luglio 2011

Anche se siamo un’azienda più ottimista che pessimista, abbiamo una sana dose di realismo e sappiamo che per noi, come per tutte le aziende, occorre prepararsi per un futuro dove dovremo essere particolarmente “smart”, specialmente in quello che riguarda il taglio dei costi.

“Smart” vuol dire non applicare (almeno noi ;-)) tagli “lineari”, ma riuscire a risparmiare dove il taglio non impatta sull’efficacia e l’efficienza dell’azienda, anzi, cogliendo magari l’occasione per una maggiore produttività. E dato che siamo (secondo noi) intelligenti, perseguiamo anche un risparmio che permetta di minimizzare l’impatto sull’ambiente e le risorse, il che spesso porta a risparmi anche sul conto economico.

Ecco quattro cose in cui crediamo.

1. Meno atomi. Più elettroni
Tra le cose che abbiamo fatto e consigliamo, è guardare alle possibilità di sostituire gli atomi con gli elettroni. Far sparire tutto il possibile sul fronte materiale, e trasformarlo in informazione.

Stampiamo pochissimo, lavoriamo il più possibile di pdf, usiamo poco la posta cartacea. Risparmiamo di toner, di carta, di usura delle stampanti, di elettricità. E facciamo risparmiare l’ambiente. Questo ci ha portato a modelli di organizzazione aziendale più efficienti, dove l’informazione è tutta a portata di mano.

Dove poi dobbiamo per forza usare oggetti fisici e magari consegnarli fisicamente ai clienti, abbiamo adottato soluzioni di consegna a basso impatto, come i Bike Messenger di UBM, che procedono a forza di gambe e non di idrocarburi.

Risparmiamo anche usando il più possibile soluzioni Open Source – adoperiamo Open Office da anni, ci troviamo benissimo, e siamo legalmente in regola (niente software copiati, da noi), a costo zero.

2. Kilometri? Zero
Cerchiamo di non viaggiare e di comunicare, invece. Diciamo che facciamo viaggiare gli elettroni al posto nostro. Siamo i primi utilizzatori delle nostre soluzioni di comunicazione a costo zero o low cost, come BeSMS, e il VoIP. Forse ci vuole un attimo per abituarsi ma poi si riesce a lavorare anche in videoconferenza, specialmente se avete una buona ADSL (come le nostre 😉 )

E allora il prossimo passo può essere quello del vero telecommuting, dell’azienda distribuita, dove non necessariamente tutti devono essere sotto lo stesso tetto. Un modello culturale che sappiamo è ostico per molte aziende, ma che potrebbe essere reso molto vantaggioso o quasi obbligatorio per la sua capacità di tagliare i costi, richiedendo uffici più piccoli con tutte le conseguenti spese di gestione ed esercizio.

3. Usare i neuroni
E poi il risparmio si fa usando l’intelligenza. Osservando tutto con occhio critico. Facendosi un sacco di domande. La sera, quando si esce dall’ufficio, guardare quante lucette sono accese sui computer e le varie macchine. E domandarsi se davvero non si possono spegnere computer invece di metterli in stop. Domandarsi se non è possibile rigirare la disposizione dell’ufficio per avere più luce dalle finestre e quindi usare meno luce elettrica. E magari considerare i punti luce a LED che costano di più ma non consumano quasi nulla e durano una vita. Guardare con occhio critico i contratti, le tariffe, ad esempio passare da una linea telefonica normale a un servizio VoIP business.

4. Coinvolgere le persone
A volte non si riesce a far partire il risparmio perché le persone in azienda non sono motivate, decidono di non impegnarsi, “tanto non sono soldi miei”. Bisogna allora prima sensibilizzarli e poi coinvolgerli, ad esempio con progetti condivisi – per esempio con politiche in cui a fine anno parte del risparmio che l’azienda ha ottenuto viene condiviso (con bonus, benefit….) con loro. Quindi se si spende meno si hanno tutti quanti più soldi in tasca.

Altre idee?
In fondo, tutto si riduce sempre a prendere delle buone decisioni, pensandoci bene, perché sono spesso queste la fonte del vero risparmio.

E voi, come fate per risparmiare in azienda? Avete altri suggerimenti da condividere con tutti noi?

Photo: Office Now

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